Das multinationale Unternehmen „ Biowissenschaften “ führt an 15 Standorten in weniger als drei Monaten elektronische Logbücher ein – mit Tulip
Neue Vorschriften erhöhen den Druck auf Veränderungen
Dieses multinationale Unternehmen Biowissenschaften stellt eine breite Palette von Gesundheitsprodukten her, darunter Arzneimittel und medizinische Geräte. Anfang 2023 sah sich die Abteilung für Außendienstbestände mit neuen regulatorischen Anforderungen hinsichtlich des Vertriebs von orthopädischen Operationssets konfrontiert, die bei Gelenkrekonstruktionen, in der Unfallchirurgie, bei Wirbelsäuleneingriffen sowie bei kranio-maxillofazialen Eingriffen zum Einsatz kommen und an ein regionales Netzwerk von Krankenhäusern geliefert werden.
Angesichts der neuen regulatorischen Anforderungen befürchtete das Unternehmen, dass die zusätzlichen Compliance-Maßnahmen die effektive Verteilung seiner lebensrettenden Operationssets erheblich verzögern würden. Es betonte insbesondere, dass in Umgebungen gemäß der „ GxP “ lesbare, mit einem Zeitstempel versehene Logbucheinträge für den Wareneingang der Sets geführt werden müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Als primäre Aufzeichnung zur Dokumentation der Rohdaten von Ereignissen und Beständen können fehlende Einträge, unsachgemäß geführte Protokolle oder beschädigte Notizbücher die Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit erheblich beeinträchtigen.
Eine Logbuchlösung zu finden, die die Produktivität steigert und gleichzeitig Qualität und Compliance gewährleistet, war keine leichte Aufgabe für den Qualitätsingenieur, der 15 Bestandsstandorte vor Ort in den USA betreut. Das System musste nicht nur nachverfolgen, welche Mitarbeiter die Bestellungen für chirurgische Leihsets bearbeitet haben, sondern auch die Annahme der zurückgegebenen Sets sowie die Nachfüllung der bei der vorherigen Operation verbrauchten Verbrauchsmaterialien dokumentieren, bevor die Leihsets für die nächste Operation wieder zur Verfügung gestellt werden konnten.
Papier ist zeitaufwendig und fehleranfällig
Das Pilotprojekt dieses Unternehmens endete mit einer bitteren Erkenntnis: Die manuelle Dokumentation würde die Mitarbeiter behindern, die pro Standort täglich Hunderte von Kits entgegennehmen und versenden.
Sie stellten fest, dass die Bearbeitung jedes Kits bei papierbasierter Dokumentation über 10 Minuten in Anspruch nehmen konnte. Diese Durchlaufzeit war inakzeptabel, zumal ihr Arbeitsablauf nach wie vor fehleranfällig war und die Gefahr bestand, dass Vorschriften nicht eingehalten wurden. Anstatt sich auf Maßnahmen zur „ kontinuierlicher Verbesserungsprozess “ zu konzentrieren, war dieses Team in Papierbergen versunken und benötigte Personal allein schon dafür, diese Dokumente extern zu lagern oder zur elektronischen Speicherung einzuscannen.
Daten aus Papier-Fahrtenbüchern bieten keinen Mehrwert – man erfüllt damit lediglich eine Vorschrift.
Das Team beschloss kurzerhand, auf ein digitales Tool zur Dokumentation des Prozesses umzusteigen. Ihre Suche führte sie zu Tulip, und seitdem haben sie nie wieder auf Papier zurückgegriffen.
Dieses Unternehmen entschied sich für Tulip , da es damit schnell eine maßgeschneiderte Lösung bereitstellen konnte, ohne sich erst in eine komplexe, generische Standard-Logbuch-Software einarbeiten zu müssen. Der unmittelbare Bedarf bestand darin, den Bestand zu verwalten, Änderungen bei den Kit-Typen zu verwalten und die Abläufe auf dashboard zu visualisieren. Da klare Anwendungsfälle vorlagen, war es einfach, für jede Funktion drei Apps zu erstellen, um den gesamten Prozess des Eingangs von Leih-Kits zu dokumentieren.
Innerhalb von drei Monaten führte das Unternehmen „ Biowissenschaften “ an 15 Lagerstandorten in den Vereinigten Staaten eine digitale Logbuchlösung mit Apps von „ Tulip “ ein und richtete dabei 125 Benutzerkonten ein.
Der Verzicht auf manuelle Dokumentation führt zu geschätzten jährlichen Einsparungen in Höhe von 500.000 US-Dollar
In den zwei Monaten nach der Einführung der Lösung von Tulip dokumentierte das Unternehmen 48.331 Bausätze mit 1,5 Millionen Komponenten an den 15 Lagerstandorten vor Ort. Über 98 % aller Bausätze wurden durch einfaches Scannen eines Barcodes erfasst, ohne dass manuelle Eingaben oder Mausklicks erforderlich waren.
Durch die Digitalisierung des Prozesses mithilfe von „ Tulip “-Apps wurde ein Vorgang, der manuell bis zu 10 Minuten gedauert hätte, auf wenige Sekunden verkürzt. Da 125 Mitarbeiter die neue Lösung nutzen, entspricht dies etwa 11.000 Stunden pro Jahr, was zu einer Zeitersparnis von etwa einer halben Million pro Jahr führt.
Die Lösung für digitale Logbücher von Tulip verbessert nicht nur die Effizienz des Wareneingangsprozesses, sondern ermöglicht auch einen nahtlosen nachträglichen Zugriff auf die Dokumentation. Wenn der Qualitätsingenieur wissen möchte, wer an welchem Tag an welchem Kit gearbeitet hat, dauert das Auffinden dieser Informationen dank der digitalen Dokumentation von Tulipweniger als eine Minute. Dies verbessert die Produktivität, die Nachvollziehbarkeit und die Transparenz innerhalb der Abteilung.
Der Datenbereich von [Tulip] ist wirklich benutzerfreundlich und ermöglicht es uns, das Gesuchte ziemlich schnell zu finden … Ich hatte einen Vorgesetzten, der ein paar Fragen zu einem Mitarbeiter hatte, der möglicherweise eine Nachschulung benötigt. Er bat mich, zu bestätigen, dass dieser Mitarbeiter die letzte Person war, die die betreffenden Sets überprüft hatte, und ich konnte diese Daten in weniger als einer Minute abrufen.
Viele eLogbook-Lösungen erleichtern die Einhaltung von Vorschriften durch verbesserte Dokumentationsfunktionen; „ Tulip “ geht jedoch noch einen Schritt weiter und liefert kontextbezogene Echtzeitinformationen über eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Flexible Bereitstellung an mehreren Standorten mit zuverlässiger Steuerung
Das Unternehmen „ Biowissenschaften “ stellte fest, dass die weltweite Einführung der Lösung für digitale Logbücher reibungslos verlief.
Wir hatten wirklich keinerlei Schwierigkeiten bei der Bereitstellung von „ Tulip “ an mehreren Standorten.
Tulip… als cloudnative Plattform ermöglichte sie eine wesentlich schnellere Bereitstellung an mehreren Standorten, als dies mit einer herkömmlichen Fertigungssoftwarelösung möglich gewesen wäre. Die Bereitstellung in der Cloud bedeutet, dass die Konfiguration und Freigabe der Anwendung von jedem beliebigen Standort aus erfolgen kann und keine Ressourcen vor Ort erforderlich sind.
Das Unternehmen nutzt „ Tulip “ in einer privaten Cloud, die unter Microsoft Azure gehostet wird, um seine Daten mit einem Höchstmaß an Sicherheit und Kontrolle zu verwalten und gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit einer cloudbasierten Architektur zu bewahren.
TulipDie Datenarchitektur des Unternehmens vereinfacht zudem die Verwaltung mehrerer Standorte, indem sie Datensilos aufbricht und den Zugriff auf Echtzeitdaten von jedem Ort aus ermöglicht – mit aggregierten Übersichten über alle 15 Standorte hinweg, um präzise Erkenntnisse für die Prozessoptimierung zu gewinnen.
Der Quality Engineer betonte, dass die Funktionen zur Benutzerverwaltung in „ Tulip “ es einfach machen, den richtigen Benutzern die passenden Berechtigungen zu erteilen, um sicherzustellen, dass jeder in ihrem Team über die benötigten Tools verfügt, ohne dass dabei das Risiko unbefugter Änderungen besteht.
Eine validierte Plattform, zahlreiche Möglichkeiten
In weniger als sechs Monaten nach der Entdeckung von Tulip nutzte das Unternehmen Biowissenschaften die Plattform Tulip , um einen analogen Prozess zu digitalisieren, die vollständige Einhaltung neuer Vorschriften zu gewährleisten und einen ganzheitlichen Überblick über einen Prozess zu gewinnen, dessen Daten zuvor nicht zugänglich waren – und das alles bei minimalen Beeinträchtigungen des Betriebs.
Ich denke, das Wichtigste für mich war die einfache Handhabung und Implementierung. Die Einführung in unseren Teams verlief ziemlich reibungslos, und ich habe den Eindruck, dass alles, was wir von der Lösung erwartet haben, auch möglich war und problemlos umgesetzt wurde.
Nachdem sie „ Tulip “ nun als Plattform validiert haben, wird die Zeit bis zur Wertschöpfung bei der Digitalisierung weiterer Prozesse mit „ Tulip “ noch kürzer sein als bei dieser ersten Implementierung.
Mit Blick auf die Zukunft hat das Team bereits mehr als 20 Ideen, wie es die Plattform „ Tulip “ nutzen kann, um den aktuellen Prozess weiter zu verbessern und neue Anwendungsfälle zu erschließen, die andere Aspekte ihrer Bestandsaufnahme vor Ort optimieren werden. Zu diesen Ideen gehören unter anderem die Dokumentation von Verfallsdaten, die Durchführung von Zeitstudien und die fehlerfreie Zusammenstellung von Bausätzen Montage. Derzeit besteht ihre größte Herausforderung darin, herauszufinden, welche Idee die größte Wirkung verspricht, um mit deren Umsetzung als Erstes zu beginnen!
Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe mit den flexiblen digitalen Lösungen von „ Tulip“
Erfahren Sie, warum führende Hersteller von „ Biowissenschaften “ auf Tulip vertrauen, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Qualität zu verbessern und Transparenz in der Produktion zu gewinnen.